Le bureau est certainement l’endroit où tu passes le plus de temps au travail. Il y a autant de bureaux que de personnalités. Certains seront très organisés, chaque chose aura une place bien définie. Je pense appartenir à cette catégorie. Et sans jugement, d’autres seront peut-être un peu plus brouillons. Il arrive parfois que dans l’agitation de notre quotidien, nous nous entassons, nous nous étalons…
Mais sais-tu que lorsque son agencement est optimisé, le bureau est supposé contribuer à ta concentration, ta productivité et ta créativité ?
Personnaliser son lieu de travail et le rendre ergonomique nécessite de respecter quelques règles et un minimum de rigueur, mais tu verras qu’il n’y a rien de bien compliqué ! Un vrai jeu d’enfant !
Pourquoi organiser son espace de travail ?
Organiser son espace de travail, c’est avant tout un gain de temps. Certes, tu prends le temps de l’aménager, et selon l’état de ton bureau, cela peut prendre plus ou moins de temps. Mais cette méthode t’en fera gagner plus tard !
Tout d’abord, elle t’évitera les déplacements récurrents. Avoir tout à portée de main permet de rester assis à son bureau sans trop se fatiguer. Tu ne te lèveras plus inutilement pour trouver ce qui aurait dû être dans ton tiroir.
Par corrélation, elle réduira ton stress. Tu ne verras plus la montagne de dossiers et de petites fournitures accumulées qui ajoutent une charge mentale, un stress à la vue de tout le travail à effectuer. Un espace encombré perturbe l’attention, car le moindre petit objet qui n’a pas sa place dans ce contexte peut te détourner de ta mission. Elle réduira (et parfois même évitera) la perte de documents et la détérioration de matériel.
De la même manière, elle permet notamment de mettre en place une organisation visuelle pour que tu puisses distinguer rapidement et simplement les dossiers à archiver, à traiter en urgence, pour la semaine à venir… Tu peux même exprimer des solutions créatives et personnaliser ton bureau selon tes goûts, ton organisation, ton mode de fonctionnement.
Ton environnement de travail sera plus agréable pour toi, mais aussi pour tes clients, fournisseurs, prestataires… ce qui contribuera à l’image de ton entreprise lors de leurs visites.
Une méthode simple pour y parvenir
Je te propose d’appliquer la méthode des 5S qui se compose de 5 étapes à appliquer dans un ordre précis et mener à bien avant de passer à la suivante. Chacune est le résumé d’un mot japonais commençant par la lettre S que l’on peut traduire de la manière suivante :
- Seiri – Sélectionner
- Seiton – Situer
- Seiso – Scintiller
- Seiketsu – Standardiser
- Shitsuke – Suivre
Elle se base sur des règles simples (certains pourraient même dire de bons sens). C’est pourquoi elle s’applique aussi bien dans la vie personnelle que professionnelle, pour les bureaux physiques et ceux de tes ordinateurs et pour toutes les formes d’entreprises et d’espaces (atelier, bureau, usine, magasin, laboratoire…).
Sans compter que les 5S sont plus qu’une simple technique d’organisation. Appliquée au collectif, c’est aussi une méthode de management participatif qui permet de responsabiliser chacun dans l’amélioration de l’organisation d’un espace de travail.
Comment l'appliquer ?
Étape 1 : Seiri – Sélectionner
Nous avons souvent tendance à conserver et à accumuler une multitude d’objets. Je pense que la société de consommation et l’infobésité (surcharge informationnelle) y sont aussi pour quelque chose. Nous finissons par ne plus savoir ce qui exige une action. Les documents sont noyés dans la masse.
Même si la définition du désordre et de l’ordre diffère d’une personne à une autre, nous sommes forcés d’admettre que nous sommes plus productifs lorsqu’il n’y a pas de pile d’affaires.
Nous savons pertinemment que la meilleure manière de ne pas s’encombrer, c’est de trier au fur et à mesure, mais ce n’est pas toujours simple de s’y tenir. Cette étape est celle du tri, elle consiste à évaluer l’utilité de la présence de chaque item présent dans ton environnement.
Pour déterminer le degré d’importance de chaque objet, je te propose de répondre aux questions suivantes :
- Est-ce utile à mon travail ?
- Est-ce que je l’utilise tous les jours ?
- Est-ce que j’utilise ce fichier régulièrement ? ou peut-il être archivé ?
- Quand est-ce que j’en ai eu besoin la dernière fois ?
- Est-ce que ce petit équipement est en bon état de fonctionnement ?
Selon tes réponses, je te propose ce tri :
- Les items que tu utilises tous les jours peuvent rester à leur place.
- Ceux que tu utilises 1 à 2 fois par semaine doivent être rangés, tout en restant accessibles.
- Pour le reste, répare, jette* ou archive !
* Vérifie qu’il ne s’agit pas de documents qu’il faut conserver pendant une durée minimale. Dans ce cas, archive-les.
Etape 2 : Seiton – Situer
Maintenant que tu as distingué l’utile de l’inutile, il faut les ranger de manière logique et efficace. Une place pour chaque chose permet de rentabiliser le fonctionnement. L’objectif est de le ranger à un endroit précis pour le retrouver immédiatement sans perdre son temps à le chercher.
Quelques petites astuces :
- Détermine des zones de travail
- Une zone principale pour l’ordinateur, le téléphone, le calendrier, le bloc notes et les fournitures de bureau que tu utilises tous les jours
- Une zone secondaire pour les dossiers en cours et à traiter en priorité
- Une zone complémentaire pour les papiers divers
- Utilise des codes couleurs pour l’organisation de tes dossiers, attribue-leur un nom clair et synthétique, affiche les dates d’échéance…
- Range les objets qui s’utilisent ensemble dans le même espace. Tu rangeras, par exemple, les timbres et les enveloppes dans le même tiroir.
- Dans des espaces partagés, je te conseille de labelliser le rangement pour que personne ne perde de temps à trouver ce dont il a besoin, et à ranger ce qu’il n’utilise plus. Par exemple, la poubelle se trouvera à droite du bureau, l’agrafeuse sera rangée dans le premier tiroir de gauche avec les autres petites fournitures… et ceux dans tous les bureaux.
- Utilise des boîtes, des modules de rangement et de stockage pour avoir tes fournitures à portée de main.
- Détermine des zones de travail
Étape 3 : Seiso – Scintiller
Il n’y a pas de grand mystère derrière cette étape. Il faut simplement nettoyer régulièrement ton plan de travail, enlever la poussière des écrans, claviers et étagères, recycler les papiers inutiles en feuilles de brouillon…
Personne n’aime travailler dans un espace visuellement désagréable. Ça rend les tâches plus pénibles. L’objectif est de créer un environnement propre et sain pour prendre du plaisir à travailler, mais également pour donner une bonne image à ses collègues, ses clients, ses fournisseurs… ou tout autre personne qui pourrait apercevoir ton bureau.
Enfin, cette étape contribue par ailleurs à l’auto-maintenance puisque lors du nettoyage, on peut détecter des anomalies ou de l’usure prématurée.
Étape 4 : Seikestu – Standardiser
Lors de cette étape, il faut faire en sorte que l’utilisation de cette méthode ne soit pas un événement ponctuel, mais une manière de vivre, d’améliorer son lieu de travail et contribuer à sa productivité.
Voici quelques pistes :
- Explique de manière cohérente au groupe les différentes étapes et idées créatives que tu as mises en place.
- Réalise un avant/après en photo.
- Intègre les étapes précédentes dans ton planning mensuel.
Étape 5 : Shitsuke – Suivre
Et maintenant, il ne te reste plus qu’à inclure cette méthode dans ta routine pour qu’elle devienne un réflexe. Le premier réflexe que tu peux adopter, c’est de prévoir 5 à 10 minutes chaque soir pour remettre de l’ordre sur ton bureau. Tout d’abord, c’est un excellent moyen de terminer sa journée, de créer une transition entre sa vie personnelle et sa vie professionnelle. Cette technique est d’autant plus vraie pour les entrepreneurs qui travaillent depuis leur domicile. Ensuite, c’est un réel plaisir d’arriver le matin dans un endroit propice au travail et de se sentir directement opérationnel et productif.
Et pour terminer cet article, je te propose une dernière étape, celle de la personnalisation.
Un bureau rangé, organisé, propre ne doit pas forcément être stérile. Tu peux le personnaliser et améliorer ton confort. Choisis une décoration qui te plait, qui t’apporte de la joie, du bonheur, du bien-être. Plus elle sera personnalisée, plus elle sera favorable à la productivité et à la concentration.
- Accroche tes plus belles photographies, tes plus beaux souvenirs, tes sources d’inspiration…
- Fais entrer la nature dans ton intérieur en disposant quelques plantes vertes. Elles ont la réputation d’être apaisantes, déstressantes et favorisent la créativité.
