Depuis que je suis auto-entrepreneur, je m’intéresse à l’organisation et la productivité. Je suis naturellement très organisée, mais j’aime tester de nouvelles méthodes pour m’améliorer ou trouver celles qui me correspondent.
Et puis je suis tombée sur la méthode du batching. Je la pratique depuis de nombreuses années sans m’en rendre compte, mais maintenant que j’en connais les bienfaits, je ne peux plus la quitter.
Le batching, qu'est-ce que c'est ?
Définitions et avantages
Le batching, ou méthode des lots en français, est un système d’organisation visant à faire des tâches similaires en même temps.
Cette méthode promet de nombreux avantages :
- C’est un gain de temps puisque tu dépenses la même énergie pour la préparation, l’installation ou encore le rangement nécessaire pour exécuter ces tâches ;
- Tu seras mieux organisé, car tu réserveras des créneaux pour tes tâches récurrentes ;
- Le stress diminuera, tu auras moins de charge mentale, tes process seront plus clairs ;
- La réalisation des tâches te demandera moins d’effort mental puisque tu seras concentré sur des tâches similaires
Le concept fait fureur, et trouve de plus en plus d’adeptes.
Pourquoi ? parce que le batching a fait ses preuves aussi bien dans le monde professionnel que personnel.
Batching et méthode Pomodoro : combo gagnant
La méthode Pomodoro provient de l’italien tomate, car Francesco Cirillo a décrit son concept en utilisant un minuteur de cuisine en forme de tomate. Elle suggère d’enchaîner 4 tâches de 25 minutes de travail coupées de 5 minutes de pause. Toutes les 4 tâches, tu peux faire une pause plus longue d’une vingtaine de minutes.
La méthode Pomodoro va te permettre de te challenger pour accomplir les tâches dans un laps de temps imparti : 25 minutes de travail pour 5 minutes de pause.
En combinant le batching qui découpe les projets en mini-tâches similaires et la méthode Pomodoro qui les répartit dans le temps, tu gagneras nécessairement en productivité. Elles sont complémentaires.
Le batching et le multitasking
Pourquoi être multitâches n’est pas sain ?
Lorsque l’on travaille depuis son domicile, peu importe que l’on soit entrepreneur ou salarié en télétravail, les distractions sont nombreuses. Il est plus facile de décrocher d’une tâche, de perdre en productivité, en organisation ou encore en concentration lorsque l’on travaille sur plusieurs projets à la fois.
Le New York Times a mené une étude sur le multitasking. Ils ont demandé aux salariés de Microsoft combien de temps il leur fallait pour revenir à leur tâche avec le même niveau d’intensité après avoir répondu à un mail ou à un message instantané. En moyenne, ils ont besoin de 15 minutes.
Conclusion : tu penses avoir été productif parce que tu as répondu au dernier mail de Samantha 2 minutes après l’avoir reçu ? Eh bien non, tu as perdu 15 minutes de productivité. Ton cerveau doit se remettre en marche, retrouver la dynamique dans laquelle il était.
Les limites du multitasking
Le multitasking demande beaucoup trop d’énergie à ton cerveau. C’est un peu comme si tu demandais à un ordinateur d’être aussi efficace que s’il était allumé alors que tu viens de l’éteindre. Certaines tâches peuvent être mal réalisées par rapport à d’autres considérées comme plus urgentes ou plus importantes. Tu peux te perdre, ne plus savoir si tu as fait cette tâche… Tu auras vite l’impression d’avoir perdu du temps et de ne pas avoir avancé dans ton projet.Comment pratiquer le batching ?
Les étapes
- Lister les tâches : dans un premier temps, tu peux faire l’inventaire de toutes les tâches que tu rencontres dans ton quotidien business (et aussi si tu le souhaites dans ta vie personnelle). Je t’invite à identifier les tâches stratégiques, opérationnelles, récurrentes, celles qui te prennent du temps… Tu peux aussi découper un projet en mini tâches à accomplir pour le finaliser.
- Identifie les tâches similaires : les tâches similaires sont celles qui nécessitent les mêmes moyens et/ou les mêmes ressources
- Planifie-les : intègre-les dans ton calendrier en fonction de leur priorité, leur récurrence et le temps qu’elles te prennent
C’est donc tout naturellement que j’ai utilisé la méthode du batching pour la rédaction de mon workbook La checklist du Community Manager ! Je suis contente de la manière dont j’ai porté à bien ce projet, donc je l’utilise pour illustrer mes propos. Je me suis créée une liste dédiée au projet sur mon espace Notion (lien) dans laquelle j’ai listé toutes les tâches que j’avais à faire.
Voici quelques exemples :
- Définir le thème
- Créer un plan
- Rédiger l’introduction et la page à propos
- …
J’ai ensuite décliné ces grosses étapes en mini tâches. Par exemple, pour définir le thème, je devais définir ma cible, identifier ses besoins et ses problématiques, trouver le meilleur format…
Quelques exemples de batching au travail
- Le traitement des emails et des messages : on coupe les notifications et on se réserve un ou plusieurs créneaux dans la journée pour consulter et traiter ses emails et ses messages. En réservant des créneaux planifiés, tu prends le temps d’y répondre au lieu de simplement les lire sans les traiter.
- La veille : cette activité est chronophage, mais si tu réserves 1 à 2 heures par semaine pour lire tes newsletters, l’actualité de ton secteur, les réseaux sociaux… tu seras plus efficace
- La préparation de rendez-vous et réunions
- Les envois postaux
- Les publications sur les réseaux sociaux
- Les courses
- Le paiement des factures
- La création de contenu écrit, audio, vidéos
- La réalisation de missions clients
- La gestion de l’administration
« La productivité allégée et la liberté de temps commencent en limitant la surcharge à l’entrée.«
La semaine de 4 heures, Timothy Ferriss
